많은 회사들이 경쟁사들 사이의 영업 비밀 누출을 막기 위해 직원들에게 회사 기밀을 지키겠다 는 내용의 서약서에 사인을 받는다. 그런데 사직하는 직원과의 퇴직 인터뷰에서 회사 자산과 정보 반환 여부를 확인하기 위해 관련 문서 서명을 요구하지만 이 직원이 이를 모두 거부하는 경우도 있다.
고용주는 보통 퇴직 직원들에게 본인이 소유하던 회사 자료와 정보를 사측에게 모두 반환했다는 확인서와 기밀 정보 보호 의무를 지속적으로 준수하겠다는 확인서 (confidentiality acknowledgement)에 서명할 것을 요구하지만 이번 경우처럼 이 문서들에 서명을 거부하는 경우가 있다.
만일 이를 거부하면 고용주는 증인의 선언과 함께 이 직원이 서명을 거부했다는 사실을 문서화하면서 회사 기밀 유지와 반환 의무는 필수라는 점을 다시 한번 기록해야 한다. 그리고 이런 서명 거부는 명령 불복종이라고 간주할 수 있다. 이런 서명 거부가 회사 방침을 준수하는 의무에서 예외가 될 수 없고 어떤 경우에 해고의 이유도 될 수 있다.
직원이 서명을 거부할 경우 인사팀이나 매니저는 회사 방침을 이 직원에게 줬다는 사실 과 서명 거부에 대해 기록화하는 증인 역할을 해야 한다. 그리고 대신 이 방침을 받았다 는 사실에 대해 서명을 하라고 직원에게 요청해야 한다. 대부분의 경우 이런 전달은 문자나 이메일을 통해 증거로 남겨야 한다.
회사 기밀을 지키겠다는 확인서에 서명하는 것이 대부분 채용의 조건으로 간주되기 때문에 서명을 거부한다는 행위는 해고를 포함한 회사로부터 징계를 받을 수 있다. 고용 주는 이 직원에게 회사 기밀을 보호하는 의무가 있다고 다시 한번 강조하고 왜 서명을 거부하는 지 이유를 문서화해서 미래의 경고나 해고 이유로 사용할 수 있다.
다음은 직원이 이 확인서에 서명하기를 거부했을 경우 고용주가 할 수 있는 옵션들이다.
(1) 서명/확인(Acknowledgement Means)의 의미: 직원이 핸드북이나 경고문, 확인서 에 서명한다고 그 내용에 동의한다는 의미를 아니다. 그것은 단순히 직원이 이 문서들을 받았고 그 문서의 수령을 확인해주는 것이 채용의 조건이라는 사실을 이해한다는 것이다.
(2) 서명의 의미를 설명: 그렇기 때문에 직원에게 이를 설명해주면 서명에 대한 저항이 줄어들 수 있다. 예를 들면 “당신의 서명은 당신이 이 방침에 동의한다는 의미는 아니 다”라는 문구를 첨가할 수 있다. 즉, 확인서에 서명함으로써 이 서류를 받았고 이해한다 는 것을 의미한다.
(3) 서명이 없어도 진행: 직원이 그래도 서명하기를 거부해도 고용주는 그 거부를 문서 화할 권리가 있다. 그럼으로써 회사를 보호하는 동시에 그 직원과의 고용관계는 유지할 수 있다.
(4) 직원이 확인서에 서명을 거부하면 대신 이렇게 적을 수 있다: “직원은 확인서/핸드 북을 받았지만 서명은 그 내용에 동의한다는 의미가 아니라 그 확인서를 받았다는 사실 을 시인하는 것이라는 설명을 듣고 서명하기를 거절했다. 그리고 이 직원은 이 확인서 내용을 준수하는 것이 계속되는 고용의 조건이라는 점을 들었다” 가능할 경우 이 과정 을 목격한 증인에게 이 서류에 코사인을 하도록 요청할 수 있다.
(5) 확인서 준수를 반복시켜라: 확인서에 서명을 거부한 직원에게 그럼에도 불구하고 이 확인서 내용을 준수해야 한다는 기대치를 반복해서 인지해 줘야 한다. 다음의 문구를 첨가할 수 있다 “당신이 이서류에 서명하고 안 하고와 상관 없이 우리 회사에서 계속해 서 근무함으로써 당신은 이 서류의 내용을 준수할 의무가 있다는 사실을 인정한다.”
(6) 서명을 거부함이 사직을 의미: 어떤 경우들에서 확인서에 서명하기를 거부하는 행위가 근무조건을 따르지 않겠다는 의미로 보여질 수도 있다. 그럴 경우 이는 자발적인 사직으로 해석될 수 있고 이 사실을 문서화해야 한다.
(7) 계속 서명을 거부할 경우 후속 면담을 잡고 명령 불복종에 대한 문서로 된 경고문을 줘야 한다.
(8) 직원의 이런 거부가 계속될 경우 이 직원을 해고하기 전에 인사 담당자나 노동법 전문 변호사의 조언을 받아서 해결해야 한다.
